Zendu Truckmate - Guía de Implementación y Alcance del Trabajo
Escrito por Maria Daniela
Resumen
ZenduIT se asocia con Geotab y TMW Systems para ofrecer una solución completa e integrada que conecta ambas plataformas. El Add-in Truckmate en la aplicación Geotab Drive permite a los conductores actualizar formularios personalizados de recogida y entrega de Truckmate directamente dentro de Geotab Drive. Las actualizaciones de estado y formularios se envían inmediatamente al software TMW Truckmate para que los despachadores puedan visualizar el estado y la confirmación de entrega, permitiendo una rápida respuesta a cambios en campo y mejorando el servicio al cliente con facturación precisa y oportuna.
TruckMate es una solución integral para la industria del transporte que gestiona facturación, despacho, mantenimiento, gestión de activos, reclutamiento de conductores e información de la empresa en un sistema centralizado. Se integra con otros sistemas empresariales utilizando un kit de desarrollo de software abierto.
Propósito
Este documento sirve como referencia principal y guía de implementación para Truckmate con el Add-In de MyGeotab y la aplicación Geotab Drive. La implementación requiere conocimiento de la configuración del servidor Truckmate en el Servidor Interno de Comunicación Móvil del cliente, típicamente disponible a través del equipo de TI involucrado en la implementación de Truckmate/servidor. El Add-In Truckmate para Geotab puede ser implementado completamente de forma autónoma por estos recursos siguiendo esta guía. La audiencia prevista incluye clientes finales y responsables del uso de la aplicación Truckmate Geotab Drive.
Características de la Solución
Funcionalidad Principal
Add-in Truckmate en Geotab Drive App: Los conductores completan órdenes de trabajo directamente desde Geotab Drive App en teléfonos o tablets usando el Add-in Truckmate.
Actualización de Estado de Factura de Flete: Los conductores completan formularios Truckmate en Geotab Drive para actualizar el estado de órdenes de trabajo, reflejado en TruckMate contra la factura de flete y el ID de viaje.
Formularios de Ida y Vuelta para Conductores: Macro configurada en TruckMate que se muestra a usuarios de Geotab Driver en formato original para formularios de ida y vuelta. Las entregas de vuelta se reflejan en TruckMate (Prueba de Entrega, Notas, etc.).
Horario del Conductor: Todas las paradas organizadas en secuencia optimizada desde Truckmate.
Atajos de Google Maps y Llamadas: Cada parada de factura de flete tiene enlaces rápidos para abrir Google Maps o llamar al contacto asociado.
Actualización Automática de Estado: El estado de la factura de flete se actualiza automáticamente basado en vehículos que entran/salen de zonas geofencing.
Integración de Datos Geotab: Actualización de disponibilidad y registros HOS de Geotab.
Prueba de Entrega (POD): Todos los archivos POD se almacenan para gestión documental mediante Synergize.
Funciones Adicionales
Emails Automáticos: Correos enviados a clientes cuando están en ruta y tras confirmación de prueba de entrega.
Carga de Imágenes: Capacidad para tomar fotos que se agregan a la página de notas OSD en la factura de flete dentro de Truckmate.
Formularios Personalizados (Futuro/Pago): El gestor de flota puede crear formularios personalizados según se requiera.
Proceso de Implementación
Supuestos y Comprensión
El cliente cuenta con un experto en Truckmate y/o administrador de TI que facilitó la implementación de Truckmate.
Entendimiento de los esfuerzos del cliente y Zenduit según esta guía de implementación.
Aceptación del alcance del trabajo, proceso de implementación y cotización.
Pago del precio de implementación requerido para que Zenduit inicie el trabajo.
Zenduit asiste en la configuración y muestra al cliente cómo agregar campos macro de devolución (remolque). Los clientes gestionan campos del formulario de devolución para futuras modificaciones del flujo de trabajo.
El cliente proporciona acceso remoto a archivos de registro para solución de problemas vía RDP.
El tiempo requerido por el cliente o Truckmate no está incluido en los plazos.
Plantilla de configuración Truckmate: Enlace a Google Sheets
Usuarios y Roles
Revendedor/Ventas/Patrocinador Principal: Responsable de liderar el proyecto, iniciando y coordinando roles y expectativas para la implementación según la guía.
Líder de la Compañía: Comunica con el equipo interno de TI para recopilar y proporcionar detalles de configuración, soporte Truckmate e información de conductores según la guía. El equipo de TI de la empresa es responsable de completar detalles de servidor y API en las cajas de la página "General".
Soporte Truckmate: Ayuda con consultas sobre funcionalidad y módulos. Referirse a la sección "Truckmate" de la pestaña general.
ZenduIT: Asiste en la comunicación, problemas generales y onboarding de conductores usando la aplicación Zenduit Truckmate. Facilita la capacitación de la app según sea necesario.
Preparación del Cliente para la Integración Truckmate
Pasos Requeridos
Contactar Soporte/Ventas de TMW: Habilitar la API de comunicación móvil si no está activada. Esto permite que Zenduit se comunique con Truckmate.
Obtener la Clave de la API de Comunicación Móvil: Conseguir la clave junto con los endpoints WSDL y SOAP (por ejemplo: AE-12CF-4354-B16D-1111ABBCC555). Está disponible en la aplicación Truckmate TierAdmin.
Obtener la IP Pública o Nombre de Dominio Localhost: Conexión del servidor API de Truckmate a los servicios web en http://localhost:8080/TruckMateWS (reemplazar “localhost” con la IP pública o nombre de dominio para Zenduit (lista blanca: 34.68.2.111) para que acceda al servidor de comunicación móvil). El equipo de TI de la empresa debe hacer una autoevaluación para asegurar accesibilidad web del servidor de comunicación móvil (configurar enrutamiento de puertos y reenvío) para facilitar soporte y solución de problemas.
Obtener el Nombre DSN de Truckmate: Nombre de la base de datos de la compañía.
Obtener el ID de Red de Truckmate: Identificador API de Truckmate y esquema. Agregar cuenta Geotab si no está configurada y añadir los detalles correspondientes.
Solicitud de Instalación: Instalar el Add-In de Zenduit Truckmate y aplicar las credenciales recopiladas en la pestaña de "Configuración General".
Probar Conexión: Verificar la conexión desde Truckmate al servicio de Zenduit. Si la prueba de conexión falla, revisar el paso 3 y realizar una autoevaluación del acceso, además de confirmar las credenciales de la API con el soporte de Truckmate.
Configuración y Sincronización de Macros de Truckmate
Configuración de Macros
Las macros de Truckmate son formularios típicamente configurados por el equipo de TI de la empresa durante la implementación. Representan la información que se presenta a los conductores (por ejemplo, ofertas de carga o entregas) y la información que se requiere de vuelta de los conductores (formularios de retorno). Estos formularios son fundamentales para las actualizaciones de estado dentro de Truckmate y son cruciales para la configuración.
Las empresas que usan Truckmate Dispatching a través de otro proveedor de telemática pueden elegir los formularios necesarios para sus operaciones y recrearlos o copiarlos desde el proveedor existente a la pestaña "Geotab" dentro de la herramienta de definición de macros.
Video de referencia:
https://drive.google.com/file/d/1admmiLHEDs12DYOnHMySdR1FjwShgXdK/view
(Recomendado para capacitación adicional sobre buenas prácticas de macros de TMW Truckmate, con instrucciones completas para nuevas implementaciones y actualizaciones.)
Requisitos mínimos
Se requieren macros con los estados: arrship, depship, arrcons, depcons y complete.
Cada macro de retorno debe contener los campos: Número de Guía de Carga Ofrecida (13-Freight) y Número de Viaje (14-Trip) en la respuesta. Identifica las macros apropiadas asociadas con estos para la configuración.
Proceso de configuración
El cliente crea o modifica las macros de Truckmate dentro de la herramienta Truckmate Macro Definition para las actualizaciones estándar de estado (estado de recogida y entrega).
Sincroniza las macros en el Add-In de Truckmate (Macros).
Verifica que todas las macros se hayan cargado correctamente.
Revisa los campos de cada macro que se usará.
Agenda una reunión con el Project Manager de Zenduit para revisar las macros y definirlas dentro de la configuración general (General Settings).
Configuración de la app para conductores y macros
Configuración de comunicación móvil
En el servidor API de Truckmate, configura los estados de comunicación móvil dentro de la aplicación Truckmate Tier Administration Tool.
Navega a "Coms+Setup" → "database" y haz clic derecho sobre la base de datos correspondiente para abrir la configuración de comunicación móvil.
Abre la ventana de configuración de comunicaciones móviles y configura los estados para las operaciones relevantes.
Una vez que los formularios y estados de las macros estén configurados en la herramienta de definición de macros de Truckmate, define las macros y estados apropiados dentro de la pestaña "General Settings" del Add-In de Truckmate.
El envío mediante el botón del conductor permite una actualización rápida del estado desde la app por parte del conductor. Cuando se requiera que el conductor complete un formulario (por ejemplo, para confirmar que la entrega fue completada), selecciona Driver Form en lugar de Driver Button.
Nota: Para empresas con múltiples instancias de Truckmate, accede a la herramienta de definición de macros (Macro Definition Tool) y selecciona la empresa, cuenta y macros asignadas correspondientes.
Asignación de Dispositivos e Instalación de la Aplicación
Configuración del Cliente con el Administrador de Dispositivos de Comunicación Móvil de Truckmate
Configurar cada conductor/unidad motriz dentro de la aplicación de Mantenimiento de Dispositivos Móviles en Truckmate (Nota: se puede etiquetar el DeviceID con el mismo nombre que el ID de la unidad motriz o conductor; si se usan dos proveedores de telemática, agregar un prefijo para distinguirlos al despachar — por ejemplo: Device ID = "Geotab-72008").
En el Add-In de Geotab, ve a la pestaña de configuración general y realiza la configuración (Nota: Power Unit = Centrado en vehículo, Driver = Centrado en conductor). Ve a la pestaña Communication Devices y haz clic en Sync Devices.
Selecciona cada dispositivo y asigna el usuario/vehículo correspondiente de Geotab/Telemática al conductor/unidad motriz de Truckmate.
Pruebas
Zenduit y Despacho del Cliente
Ve a Users en el Truckmate Add-In y selecciona el conductor de prueba correspondiente.
Añade el número de teléfono móvil del conductor para enviarle un SMS con la invitación a instalar la app.
El conductor instala la app e inicia sesión con las credenciales de usuario de Geotab.
Desde Multi-Mode Dispatch, despacha la oferta de carga de Truckmate al vehículo/conductor.
El conductor recibe la oferta de carga y actualiza los formularios correspondientes para cambiar el estado.
Cada actualización de estado y formulario se refleja contra el conocimiento de embarque (freight bill) en Truckmate.
Revisa las macros y ajústalas según sea necesario; repite las pruebas.
Vista de la app para conductor:
Trips → Work Order Map Preview → Work Macros
Lista de Verificación de Aceptación y Puesta en Producción (Go-Live)
Capacitación e Instalación con Despachadores y Conductores
Para las pruebas dentro de Truckmate, verifica la entrega del despacho y los estados de mensajes a través de la aplicación Truckmate - Centro de Mensajes (Messaging Center).
Zenduit proporciona capacitación para administradores de TI sobre el Add-In de Truckmate, módulo de viajes activos y auditoría.
Video general de capacitación para conductores sobre la aplicación Truckmate disponible.
Lista de verificación de referencia a continuación.