Implementación del Programa ELD HOS de Geotab

Esta guía integral describe los pasos críticos para una implementación exitosa del Dispositivo de Registro Electrónico (ELD) y el desarrollo de un programa de cumplimiento de Horas de Servicio (HOS). Con los requisitos del mandato ELD, las empresas deben hacer la transición de registros en papel a sistemas de registro electrónico, fortaleciendo los marcos de cumplimiento mediante actualizaciones sistemáticas de políticas, programas de capacitación integral y procedimientos de auditoría continuos.

Descargar recursos:

ELD Implementation Checklist:
https://www.geotab.com/CMS-GeneralFiles-production/NA/Blog/geotab-eld-implementation-checklist(web).pdf

Hours of Service Regulations:
https://www.fmcsa.dot.gov/regulations/hours-of-service

ELD Implementation Key Steps

Actualizaciones de políticas y procedimientos: Revisar y fortalecer las políticas de Horas de Servicio de la empresa incorporando los requisitos de uso del ELD con funciones y responsabilidades claramente definidas para conductores, gerencia y personal de apoyo.

Programas de capacitación integral: Realizar capacitaciones sistemáticas en ELD para personal directivo, conductores y personal afectado, cubriendo operación del dispositivo, cumplimiento normativo y requisitos procedimentales.

Sistemas de auditoría y soporte: Implementar procesos de auditoría regulares con mecanismos de soporte continuos para garantizar el cumplimiento sostenido y la eficacia operativa durante toda la transición al ELD.

Recursos adicionales:
NMFTA ELD Security Standards: https://www.geotab.com/blog/eld-security-standards/

Paso 1: Actualización de Políticas y Procedimientos de Horas de Servicio (HOS)

Requisitos de mejora de políticas

Integración del ELD: Actualizar las políticas existentes de Horas de Servicio para incluir requisitos de uso del ELD, procedimientos operativos y expectativas de cumplimiento para todo el personal involucrado en las operaciones de flota.

Monitoreo gerencial: Establecer procedimientos claros para el monitoreo de registros por parte de la gerencia y sistemas de seguimiento que aseguren una supervisión completa del cumplimiento del conductor y la eficiencia operativa.

Protocolos de despacho: Implementar mecanismos de prevención para que los despachadores no asignen cargas a conductores sin horas disponibles suficientes para completar las asignaciones dentro de los plazos reglamentarios.

Prohibiciones de violaciones: Incluir declaraciones explícitas que prohíban a los conductores operar vehículos cuando estén fuera de cumplimiento con las regulaciones de horas bajo cualquier circunstancia operativa.

Marco disciplinario: Definir medidas disciplinarias y procedimientos de acción correctiva para violaciones de regulaciones, asegurando el cumplimiento del conductor con las políticas de la empresa y los requisitos federales.

Marco de asignación de responsabilidades

Responsabilidad organizacional: Crear políticas completas de asignación de responsabilidades que designen tareas específicas entre el personal organizacional, incluyendo gerentes ejecutivos, personal de salud y seguridad, administradores, supervisores y conductores, para una gestión de cumplimiento efectiva.

Supervisión de la gerencia: Definir y documentar los roles de gerencia y supervisores para monitorear y mantener el cumplimiento de la flota con las políticas de HOS mediante supervisión sistemática y procedimientos de intervención.

Categorías de personal: Considerar la asignación de responsabilidades entre Gerentes Ejecutivos, Personal de Salud y Seguridad / Gestión de Riesgos, Administradores, Supervisores y Conductores para una cobertura de cumplimiento integral.

Comunicación de políticas: Asegurar que el diseño de políticas incluya estrategias de comunicación adecuadas y accesibilidad para todo el personal que requiera conocimiento de cumplimiento y comprensión operativa.

Fleet Compliance Maintenance:
https://www.geotab.com/fleet-management-solutions/compliance/

Paso 2: Implementación Integral de la Capacitación en ELD

Desarrollo del programa de capacitación

Capacitación de transición: Implementar programas de capacitación sistemáticos durante los períodos de transición al ELD para asegurar una implementación exitosa en todos los niveles organizacionales con contenido personalizado para diferentes grupos de personal.

Programación anticipada: Programar sesiones de capacitación con suficiente antelación antes de las fechas límite del ELD, permitiendo a conductores y gerentes tiempo adecuado de aprendizaje y familiarización con el sistema para preparación operativa.

Sesiones personalizadas: Realizar sesiones de capacitación separadas para gerentes, personal administrativo, supervisores y conductores con información específica para cada grupo y requisitos procedimentales para resultados de aprendizaje enfocados.

Estructura flexible: Construir flexibilidad en las sesiones de capacitación para permitir preguntas y preocupaciones, facilitando el perfeccionamiento de políticas y el desarrollo de futuras capacitaciones basadas en la retroalimentación de los participantes.

Requisitos del contenido de la capacitación

Educación regulatoria: Cubrir las regulaciones del ELD y beneficios operativos, incluyendo requisitos de cumplimiento y ventajas del sistema para una comprensión integral y aceptación por parte de los participantes.

Capacitación operativa: Proporcionar instrucción sobre procedimientos de operación del ELD y correcto llenado de registros, incluyendo habilidades técnicas y conocimiento procedimental para operaciones diarias efectivas.

Habilidades administrativas: Capacitar al personal en el seguimiento y edición de las Horas de Servicio del conductor, incluyendo capacidades de monitoreo y procedimientos de corrección para una funcionalidad completa de supervisión.

Planificación de rutas: Educar sobre la programación de rutas que puedan completarse dentro de las regulaciones de Horas de Servicio, incluyendo técnicas de planificación y verificación de cumplimiento para eficiencia operativa.

Prevención de violaciones: Abordar prácticas comunes que conducen a violaciones, incluyendo estrategias de identificación y prevención para mantener el cumplimiento continuo y evitar infracciones regulatorias.

Gestión de datos: Cubrir los procedimientos de retención de datos del ELD, incluyendo requisitos de almacenamiento y protocolos de acceso para cumplimiento normativo y mantenimiento de registros operativos.

Prevención del acoso: Proporcionar capacitación sobre la prevención del acoso y coerción al conductor, incluyendo requisitos regulatorios y prácticas operativas éticas para la protección del conductor y cumplimiento.

Soporte técnico: Incluir procedimientos de resolución de problemas y solución técnica para mantener la continuidad operativa y minimizar interrupciones del sistema.

Referencia de Regulaciones ELD:
https://www.geotab.com/blog/e-logs/

Requisitos de capacitación continua

Educación continua: Luego de la capacitación inicial, realizar sesiones periódicas para mantener la conciencia de las políticas HOS y asegurar el cumplimiento sostenido de la flota mediante refuerzo y actualizaciones.

Monitoreo del Cumplimiento de Flotas:
https://www.geotab.com/fleet-management-solutions/compliance/

Paso 3: Auditorías y Sistemas de Soporte Continuo

Marco de implementación de auditorías

Monitoreo de la transición: Aumentar la frecuencia de auditorías internas durante la transición de registros en papel a ELD para asegurar el correcto llenado de registros y verificación de funcionalidad del proceso para una adopción exitosa del sistema.

Monitoreo de cumplimiento: Implementar procesos efectivos para monitorear, rastrear y evaluar el cumplimiento del conductor con las regulaciones de HOS y políticas de la empresa mediante supervisión sistemática y procedimientos de intervención.

Revisión de violaciones: Establecer responsabilidad empresarial para la revisión oportuna del Record of Duty Status (registro de actividad) identificando violaciones de HOS e implementando medidas correctivas para cumplimiento normativo.

Áreas de enfoque de auditoría

Cumplimiento de reglas: Revisar la adherencia del conductor a los conjuntos de reglas aplicables, incluyendo verificación del cumplimiento normativo adecuado.

Gestión de DVIR: Monitorear los registros del Informe de Inspección del Vehículo por el Conductor (DVIR) asegurando el llenado correcto y el cumplimiento con los requisitos de inspección para seguridad vehicular y cumplimiento regulatorio.

Verificación diaria: Asegurar que los conductores verifiquen y firmen los registros diarios, incluyendo la verificación de finalización y medidas de responsabilidad para mantener registros precisos y cumplimiento.

Asignación de viajes: Identificar viajes no asignados, localizar a los conductores responsables y asignarlos correctamente, asegurando registros precisos y responsabilidad en todas las actividades operativas.

Capacitación al conductor y refuerzo de políticas

Gestión de violaciones: Establecer procedimientos para el manejo de violaciones y errores en registros, incluyendo medidas correctivas y oportunidades de capacitación para mejora continua y mantenimiento del cumplimiento.

Incentivos de desempeño: Diseñar e implementar programas de reconocimiento que recompensen el desempeño efectivo relacionado con el cumplimiento del conductor, incluyendo bonos, certificados y otras estructuras de incentivos.

Procedimientos de capacitación: Implementar capacitación sistemática que incluya identificación de violaciones específicas, formación en cumplimiento, explicación de consecuencias y refuerzo de políticas para el desarrollo integral del conductor.

Soporte para el Cumplimiento del Conductor:
https://www.geotab.com/fleet-management-solutions/compliance/

Implementation Success Investment

Beneficios de la planificación estratégica

Inversión en políticas: El desarrollo completo de políticas y procedimientos para HOS y ELD facilita transiciones suaves al sistema electrónico mediante preparación e implementación sistemática.

Desarrollo del programa de cumplimiento: La inversión en programas sólidos de cumplimiento maximiza el éxito del conductor y el valor de la solución ELD mediante preparación adecuada, capacitación y sistemas de apoyo continuo.

Valor a largo plazo: Una planificación cuidadosa y una gestión de políticas brindan beneficios operativos sostenidos y cumplimiento normativo mediante un enfoque sistemático para la implementación y gestión del ELD.

Avisos legales y regulatorios

Posición del fabricante: Geotab/GoFleet opera como fabricante y proveedor de ELD auto-registrado, ofreciendo orientación sobre las reglas de Horas de Servicio dentro de sus capacidades del sistema y conocimiento regulatorio.

Limitaciones legales: Ni Geotab/GoFleet ni sus empleados, directivos o agentes brindan asesoría legal sobre las reglas HOS o la aplicabilidad de exenciones en situaciones operativas específicas.

Recursos regulatorios: Contactar con los departamentos locales del DOT o consultar el sitio web de FMCSA (https://www.fmcsa.dot.gov/) para preguntas que excedan las capacidades del fabricante y los requisitos de orientación regulatoria.

Lista de verificación gratuita de implementación:
https://www.geotab.com/CMS-GeneralFiles-production/NA/Blog/geotab-eld-implementation-checklist(web).pdf

Esta guía de implementación ELD proporciona procedimientos integrales para una adopción exitosa del dispositivo de registro electrónico mediante el desarrollo sistemático de políticas, la implementación de capacitación y la supervisión continua del cumplimiento para la adhesión regulatoria y la excelencia operativa.